조호 CRM 데이터 이관 실무 — 엑셀·타 CRM에서

공식 문서 두 곳의 건수 한도가 다릅니다

CRM 이관이 실패하는 지점은 기술이 아닙니다. 파일을 올리는 작업 자체는 몇 시간이면 끝납니다. 문제는 올린 데이터가 쓸 수 없는 상태라는 것입니다.

전형적인 상황이 있습니다. 거래처 3,000건을 올렸는데 같은 회사가 다른 이름으로 다섯 번 들어가 있습니다. 담당자 5,000건을 올렸는데 이메일이 없는 건이 절반입니다. 거래 1,200건을 올렸는데 금액이 비어 있습니다.

이 상태의 CRM은 첫날부터 신뢰를 잃습니다. 그러면 영업 담당은 엑셀로 되돌아가고, CRM은 '입력만 하는 곳'이 됩니다.

이 글은 공식 문서에서 확인한 한도와 제약을 정리하고, 그 위에서 사전 정리와 이관 순서를 제시합니다. 확인 과정에서 공식 문서 간 수치 불일치를 발견했으므로 그것도 함께 밝혔습니다. 건수 예시는 가상 시나리오입니다.

두 경로의 차이를 먼저 구분하십시오

조호 CRM으로 데이터를 넣는 경로는 둘이고 제약이 다릅니다. 어느 경로를 쓸지 먼저 정해야 한도 계산이 가능합니다.

첫째, 가져오기(Import)입니다. 파일을 모듈에 올리는 방식이며 지원 포맷은 CSV, XLS, XLSX, VCF입니다. VCF는 리드·연락처·사용자 모듈에만 쓸 수 있습니다. 파일 최대 크기는 25MB입니다.

둘째, 마이그레이션 위저드입니다. 타 CRM에서 데이터를 옮기는 전용 도구이고 CSV만 지원합니다. 파일당 최대 5GB, 한 번에 최대 200개 파일을 올릴 수 있습니다.

> 어느 경로를 쓸지

엑셀에서 옮기는 경우는 가져오기입니다. 타 CRM에서 옮기는 경우는 마이그레이션 위저드가 유리합니다. 모듈 간 관계와 매핑이 도구에서 처리되고, 파일 용량 한도도 훨씬 큽니다.

첨부파일이 있는 경우도 마이그레이션 쪽입니다. 공식 문서가 가져오기 파일에는 첨부파일을 포함할 수 없고 File Upload·Image Upload 필드가 지원되지 않으므로 첨부와 이미지는 마이그레이션 도구를 쓰라고 안내합니다.

공식 문서 간 건수 불일치를 짚습니다

이 항목은 이관 계획에 직접 영향을 주므로 분명히 밝히겠습니다. 가져오기 건수 한도가 공식 문서 두 곳에서 다르게 기재되어 있습니다.

본 문서(가져오기 안내 문서)는 에디션별 한도를 다음과 같이 적고 있습니다. Free 1,000건, Standard와 Zoho One Standard 20,000건, Professional 50,000건, Enterprise와 Zoho One Enterprise 100,000건, Ultimate와 CRM Plus 200,000건. 사용자 모듈은 전 에디션 1,000건입니다.

반면 가져오기 FAQ 문서는 다르게 적고 있습니다. XLS·XLSX·VCF는 배치당 5,000건이고, CSV는 배치당 Standard 10,000건, Professional 20,000건, Enterprise 30,000건, Free 1,000건입니다.

> 어떻게 다룰 것인가

두 수치의 차이가 작지 않습니다. Enterprise 기준으로 100,000건과 30,000건입니다. 어느 쪽이 현행인지 공식 자료만으로 판단할 수 없습니다.

그래서 실무 권고는 이렇습니다. 보수적인 쪽(FAQ 수치)을 기준으로 배치를 나누어 계획하십시오. 30,000건씩 나누어 올리면 어느 쪽이 맞든 문제가 없습니다. 그리고 대량 이관 전에 공식 문서를 다시 확인하거나 공급사에 현행 한도를 서면으로 확인하십시오.

마이그레이션 위저드의 용량 한도에서도 같은 불일치가 있습니다. 마이그레이션 안내 문서는 총합 25GB로, FAQ 문서는 10GB로 적고 있습니다. 파일 수는 양쪽 모두 200개입니다. 이 역시 보수적인 쪽을 기준으로 계획하십시오.

마이그레이션 위저드가 지원하는 소스

타 CRM에서 옮기는 경우 어떤 제품이 지원되는지 확인했습니다. 공식 문서 기준으로 Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics CRM, Pipedrive, Freshsales, Maximizer CRM, Highrise, Insightly, Act! CRM, Sugar CRM, Bigin, Capsule, Bitrix가 지원되고, 조호 CRM 계정 간 이관도 가능합니다.

이관 방식은 두 가지로 나뉩니다. 파일 기반 방식은 Salesforce, 다른 조호 CRM 계정, Pipedrive, Highrise, Insightly, MS Dynamics, Maximizer 및 기타 벤더에 적용됩니다. API 기반 방식은 Pipedrive, Capsule, HubSpot, Insightly, Highrise, Bitrix, Bigin에 적용되며 API 키만 있으면 됩니다.

API 방식이 편리하지만 제약이 있습니다. HubSpot API 이관의 경우 조호 CRM이 커스텀 모듈을 지원하지 않는다고 명시되어 있습니다. 그리고 한 모듈에서 5,000건 이상이 건너뛰어지면 이관이 일시 중지되고, 되돌리기와 재실행은 3회까지 가능합니다.

> HubSpot에서 옮기는 경우

HubSpot의 노트는 조호의 노트로 매핑됩니다. 커스텀 모듈은 API 이관에서 지원되지 않으므로, HubSpot에서 커스텀 오브젝트를 쓰고 있다면 그 데이터는 별도 처리가 필요합니다.

그리고 5,000건 건너뛰기 시 일시 중지된다는 조건이 중요합니다. 데이터 품질이 낮으면 이관이 중간에 멈춥니다. 그래서 사전 정리가 이관 성공의 전제입니다.

이관되지 않는 항목 — 단정할 수 있는 것과 없는 것

'첨부파일·감사 이력·워크플로 규칙은 이관되지 않는다'는 설명이 흔히 돌아다닙니다. 확인해 본 결과를 정확히 전하겠습니다.

확인된 것. 가져오기 파일에는 첨부파일을 포함할 수 없고, File Upload와 Image Upload 필드가 지원되지 않습니다. 그래서 첨부와 이미지는 마이그레이션 도구를 쓰도록 안내됩니다.

확인된 것. 태그는 레코드당 첫 10개만 이관되고 태그 길이는 최대 25자입니다. 연속된 공백 행이 10행을 넘으면 그 이후 데이터가 무시됩니다. 기본 필수 필드 값이 없는 레코드는 무시됩니다.

확인된 것. Upsert가 지원되지 않는 항목이 있습니다. 사용자, 프로필, 역할, 거래-연락처 역할, 참석자, 서비스, 약속, 노트, 선택목록 이력 모듈과 몇 가지 관계 항목입니다.

> 확인되지 않은 것

'첨부파일·감사 이력·워크플로 규칙이 이관되지 않는다'는 명시적 서술은 확인하지 못했습니다. 참조한 공식 문서들이 그 항목들을 제외 대상으로 명시하지 않았습니다. 첨부에 대해서는 업로드 한도 초과 시 건너뛰고 나중에 추가할 수 있다는 언급만 있었습니다.

그러므로 '이관 안 됨'으로 단정하지 않겠습니다. 다만 실무적으로는 이관되지 않을 가능성을 전제로 계획하는 편이 안전합니다. 감사 이력과 자동화 규칙은 어차피 새 시스템에서 다시 설계하는 것이 낫고, 과거 이력은 기존 시스템을 일정 기간 읽기 전용으로 유지해 참조하는 구성이 현실적입니다.

사전 정리가 작업의 80%입니다

이관 작업에서 업로드는 몇 시간이고 정리는 몇 주입니다. 그리고 정리를 건너뛰면 올린 데이터가 쓸 수 없습니다.

정리해야 할 것은 네 가지입니다. 첫째, 거래처 중복입니다. 같은 회사가 다른 이름으로 여러 번 들어가 있는 경우를 찾아 하나로 합칩니다. '(주)', '주식회사', 영문명, 띄어쓰기 차이가 중복의 주된 원인입니다.

둘째, 필수 필드 공백입니다. 공식 문서가 기본 필수 필드 값이 없는 레코드는 무시된다고 명시합니다. 즉 필수 필드가 비어 있으면 그 레코드는 올라가지 않습니다. 올리기 전에 채우거나, 채울 수 없으면 제외 대상으로 분류하십시오.

셋째, 담당자 매핑입니다. 기존 시스템의 담당자 이름과 조호 CRM의 사용자를 대응시켜야 합니다. 퇴사자가 담당인 레코드는 현재 담당자로 재배정하거나 공통 계정으로 모읍니다.

넷째, 거래 상태 매핑입니다. 기존 단계 이름과 새 단계를 대응시키는 표를 만듭니다. 이 표가 없으면 올린 뒤에 모든 거래가 같은 단계에 들어가 파이프라인이 무의미해집니다.

> 정리 완료 판정

네 가지 모두에 대해 판정 기준을 두십시오. 중복 거래처 0건. 필수 필드 공백 0건. 담당자 미매핑 0건. 단계 매핑표 작성 완료. 네 가지가 되면 올릴 준비가 된 것입니다.

이관 범위를 좁히는 것이 유리합니다

'전부 옮긴다'는 계획은 거의 항상 손해입니다. 데이터는 많아지지만 쓸모는 늘지 않고 이관 작업에 몇 주가 사라집니다.

권하는 범위는 다음과 같습니다. 거래처와 담당자는 최근 3년 안에 접촉이 있었던 건만. 거래는 진행 중인 건과 최근 1년 내 종결 건만. 활동 이력은 진행 중인 거래에 연결된 것만.

범위를 좁히는 이유는 둘입니다. 첫째, 오래된 데이터는 연락처가 유효하지 않습니다. 3년 전 담당자는 대개 부서가 바뀌거나 퇴사했습니다. 둘째, 데이터가 많으면 중복 제거와 정리 작업량이 그만큼 늘어납니다.

> 과거 데이터는 어떻게 하는가

옮기지 않은 과거 데이터는 기존 시스템을 읽기 전용으로 일정 기간 유지해 참조하거나, 별도 파일로 보관합니다. 실무에서는 후자가 많습니다. 기존 CRM 구독을 유지하는 비용보다 CSV 백업 보관이 저렴합니다.

다만 과거 수주율이나 추이 분석이 필요하다면 그 집계만 미리 뽑아 별도 문서로 남겨 두십시오. 레코드 전체를 옮기지 않아도 집계값은 보존됩니다. 그리고 단계 정의가 바뀌었다면 과거 수주율은 어차피 지금과 비교할 수 없습니다.

이관 실행 순서

순서를 지키지 않으면 관계가 끊깁니다. 조호 CRM의 모듈 간 관계 때문입니다.

1단계는 사용자입니다. 담당자 배정이 걸리므로 사용자를 먼저 만들어야 합니다. 사용자 모듈은 전 에디션 1,000건 한도입니다.

2단계는 거래처(Accounts)입니다. 담당자와 거래가 거래처에 연결되므로 거래처가 먼저 있어야 합니다.

3단계는 담당자(Contacts)입니다. 거래처 이름으로 연결되므로 2단계의 거래처 이름과 정확히 일치해야 합니다. 띄어쓰기나 '(주)' 표기 차이로 연결이 끊기는 일이 흔합니다.

4단계는 거래(Deals)입니다. 거래처와 담당자에 연결됩니다. 단계 매핑표를 적용해 올립니다.

> 5단계와 검증

5단계는 활동 이력과 노트입니다. 거래에 연결되므로 마지막입니다.

각 단계마다 소량 시험 이관을 먼저 하십시오. 10~20건을 올려 필드 매핑과 관계 연결을 눈으로 확인한 뒤 본 이관을 합니다. 시험 없이 3,000건을 올리면 매핑 오류를 3,000건에 대해 되돌려야 합니다.

그리고 각 단계 후 검증 항목을 두십시오. 건수가 올린 수와 일치하는가. 담당자가 배정되지 않은 레코드가 0건인가. 거래처에 연결되지 않은 담당자가 0건인가. 세 가지를 확인하고 다음 단계로 넘어가십시오.

계산 예시 — 거래처 2,500건 가상 시나리오

거래처 2,500건, 담당자 6,000건, 거래 1,800건, 활동 이력 15,000건인 조직을 가정합니다. 엑셀에서 옮기는 경우입니다.

건수 합계는 25,300건입니다. 보수적인 FAQ 수치(CSV 배치당 Standard 10,000건, Professional 20,000건, Enterprise 30,000건)를 기준으로 보면, Professional 에디션에서는 활동 이력 15,000건을 한 번에 올릴 수 있지만 Standard에서는 두 번에 나눠야 합니다.

본 문서 수치(에디션별 20,000~200,000건)를 기준으로 보면 Standard에서도 20,000건까지 가능하므로 활동 이력을 한 번에 올릴 수 있습니다. 두 기준의 차이가 작업 횟수를 바꿉니다.

> 그래서 보수적으로 계획하십시오

불일치가 있을 때는 작은 쪽을 기준으로 배치를 나누는 것이 안전합니다. 배치를 더 나누는 것은 작업 시간이 조금 늘어나는 비용이고, 한도를 넘겨 실패하면 되돌리는 비용이 훨씬 큽니다.

파일 크기도 확인하십시오. 가져오기 파일은 최대 25MB입니다. 활동 이력 15,000건이 25MB를 넘을 수 있으므로, 건수 한도와 별개로 파일 크기로도 나눠야 할 수 있습니다. 올리기 전에 파일 크기를 확인하십시오.

요약 — 여섯 가지

경로는 둘입니다. 가져오기는 CSV·XLS·XLSX·VCF를 지원하고 파일당 25MB입니다. 마이그레이션 위저드는 CSV만 지원하고 파일당 5GB, 한 번에 200개 파일입니다.

건수 한도가 공식 문서 두 곳에서 다릅니다. 본 문서는 에디션별 20,000~200,000건, FAQ는 배치당 10,000~30,000건입니다. 마이그레이션 총합 한도도 25GB와 10GB로 다릅니다. 보수적인 쪽을 기준으로 배치를 나누고 대량 이관 전에 현행 한도를 서면 확인하십시오.

마이그레이션 위저드는 13개 소스와 조호 간 이관을 지원합니다. API 방식에서 조호 CRM은 커스텀 모듈을 지원하지 않고, 한 모듈에서 5,000건 이상 건너뛰면 이관이 일시 중지되며 되돌리기·재실행은 3회까지입니다.

확인된 제약. 가져오기 파일에 첨부 포함 불가, File Upload·Image Upload 필드 미지원, 태그는 레코드당 첫 10개·최대 25자, 연속 공백 행 10행 초과 시 이후 무시, 필수 필드 값 없는 레코드 무시.

'첨부·감사 이력·워크플로 규칙이 이관되지 않는다'는 명시적 서술은 확인하지 못했으므로 단정하지 않습니다. 다만 이관되지 않을 가능성을 전제로 계획하는 편이 안전합니다.

작업의 80%는 사전 정리입니다. 중복 거래처 0건, 필수 필드 공백 0건, 담당자 미매핑 0건, 단계 매핑표 완성. 그리고 이관 순서는 사용자 → 거래처 → 담당자 → 거래 → 활동이며 각 단계마다 10~20건 시험 이관을 먼저 하십시오.

두 경로의 한도 — 공식 문서 간 불일치 포함

전제와 기준: Zoho CRM 공식 도움말(Import data into a CRM module, FAQs: Import, Data Migration: An Introduction, Migrating from HubSpot) 2026년 10월 8일 확인. 건수 한도와 마이그레이션 총합 용량이 공식 문서 두 곳에서 다르게 기재되어 있어 양쪽을 모두 표기했습니다. 어느 쪽이 현행인지 공식 자료만으로 판단할 수 없으므로, 보수적인 쪽을 기준으로 배치를 나누고 대량 이관 전에 공급사에 현행 한도를 서면 확인하십시오. 사용자 모듈은 전 에디션 1,000건입니다.

사전 정리 항목과 완료 판정

전제와 기준: 솔바인드9이 CRM 이관 프로젝트에서 사용하는 사전 정리 기준입니다. 이관 순서는 사용자 → 거래처 → 담당자 → 거래 → 활동·노트이며, 각 단계마다 10~20건 시험 이관으로 필드 매핑과 관계 연결을 확인한 뒤 본 이관을 하십시오. 거래처 이름 표기가 조금만 달라도 담당자 연결이 끊기므로 2단계와 3단계의 이름 일치를 특히 확인하십시오.

독자가 자주 묻는 질문

Q. 건수 한도가 어느 쪽이 맞는가

공식 자료만으로 판단할 수 없습니다. 가져오기 안내 문서는 에디션별 20,000~200,000건으로, 가져오기 FAQ 문서는 배치당 10,000~30,000건으로 적고 있습니다. 차이가 작지 않아 추정으로 적지 않았습니다. 실무 권고는 작은 쪽을 기준으로 배치를 나누는 것입니다. 배치를 더 나누는 비용보다 한도를 넘겨 실패하고 되돌리는 비용이 훨씬 큽니다.

Q. 첨부파일과 과거 이력을 옮길 수 있는가

첨부는 가져오기 파일에 포함할 수 없고, 공식 문서가 첨부와 이미지는 마이그레이션 도구를 쓰도록 안내합니다. 감사 이력과 워크플로 규칙이 이관되지 않는다는 명시적 서술은 확인하지 못했으므로 단정하지 않겠습니다. 다만 실무적으로는 이관되지 않을 가능성을 전제로 계획하는 편이 안전합니다. 감사 이력과 자동화는 새 시스템에서 다시 설계하는 편이 낫고, 과거 이력은 기존 시스템이나 CSV 백업으로 참조하는 구성이 현실적입니다.

Q. 전부 옮기면 안 되는가

옮길 수는 있지만 거의 항상 손해입니다. 데이터는 많아지지만 쓸모는 늘지 않고, 중복 제거와 정리 작업량이 그만큼 늘어납니다. 권하는 범위는 거래처·담당자는 최근 3년 접촉 건, 거래는 진행 중 + 최근 1년 종결 건, 활동 이력은 진행 중 거래에 연결된 것입니다. 과거 수주율 같은 집계만 미리 뽑아 별도 문서로 남겨 두면 레코드를 옮기지 않아도 보존됩니다.

Q. HubSpot에서 옮길 때 주의할 점은 무엇인가

세 가지입니다. 첫째, API 이관에서 조호 CRM이 커스텀 모듈을 지원하지 않는다고 명시되어 있으므로 HubSpot 커스텀 오브젝트 데이터는 별도 처리가 필요합니다. 둘째, 한 모듈에서 5,000건 이상이 건너뛰어지면 이관이 일시 중지되므로 데이터 품질을 먼저 정리해야 합니다. 셋째, 되돌리기와 재실행이 3회까지만 가능하므로 시험 이관으로 매핑을 먼저 확정하십시오.

이 글이 다루지 않는 것

이 글은 가져오기·마이그레이션의 한도와 사전 정리를 다룹니다. 건수 한도와 마이그레이션 총합 용량은 공식 문서 두 곳의 수치가 달라 양쪽을 모두 표기했고 어느 쪽이 현행인지 판단하지 않았습니다. '첨부·감사 이력·워크플로 규칙이 이관되지 않는다'는 명시적 서술은 확인하지 못했으므로 단정하지 않았습니다. 또한 모듈별 필드 매핑 상세, 커스텀 필드 생성 절차, 이관 후 중복 병합 기능의 동작은 다루지 않습니다.

출처와 확인일

가격·에디션·정책은 공급사가 예고 없이 변경할 수 있습니다. 계약 전 위 공식 페이지에서 직접 재확인하십시오. 원화 환산은 1 USD = 1,380원, 기준일 2026년 10월 5일을 적용했습니다.

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